RODO a dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy

25 maja 2018 r. do polskiego porządku prawnego wejdzie RODO. W związku z powyższym w Ministerstwie Cyfryzacji prowadzone są intensywne prace nad nową Ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. Projekt ustawy Przepisy wprowadzające zawiera m. in. propozycję zmian do Kodeksu pracy, które zagwarantować mają zgodność zasad przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy z RODO.

Jakich danych można będzie żądać od kandydata i od pracownika?

Obecnie pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika podania: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, adresu do korespondencji, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca nie będzie już mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania imion rodziców oraz adresu zamieszkania. Zamiast adresu zamieszkania pracodawca będzie jednak mógł uzyskać adres do korespondencji oraz adres poczty elektronicznej albo numer telefonu kandydata. Jeżeli rekrutacja przebiegnie pomyślnie i kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca będzie mógł żądać od niego podania adresu zamieszkania, imion rodziców, ale tylko wtedy, jeżeli jest to konieczne dla realizacji szczególnych uprawnień pracownika wynikających z przepisów prawa pracy.

Ponadto od pracownika (ale nie kandydata) można obecnie żądać podania numeru PESEL oraz innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych osób z jego najbliższej rodziny, jeżeli jest to konieczne dla realizacji szczególnych uprawnień pracownika wynikających z przepisów prawa pracy. Kształt tej regulacji ma pozostać niezmieniony.

Przetwarzanie danych – tylko za zgodą i w niezbędnym zakresie

Nawet po nawiązaniu stosunku pracy, przetwarzanie adresu do korespondencji oraz adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu pracownika przez pracodawcę będzie możliwe wyłącznie po wyrażeniu przez niego zgody w postaci wyraźnego oświadczenia złożonego w formie papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie z nową regulacją przetwarzanie danych osobowych kandydata lub pracownika będzie możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy. Zasada ta odnosi się do wszystkich danych osobowych kandydata i pracownika.

Przetwarzanie danych biometrycznych

Zgodnie z RODO danymi biometrycznym są dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy czy dane daktyloskopijne. Za dane biometryczne uznać należy zdjęcia zamieszczane w CV kandydatów do pracy, czy umieszczane w dyplomach studiów wyższych, których kserokopie często przechowywane są w aktach pracowniczych.

Projekt ustawy Przepisy wprowadzające przewiduje, że pracodawca będzie miał prawo przetwarzać wyłącznie te dane biometryczne, które dotyczą stosunku pracy, pod warunkiem uzyskania od pracownika zgody udzielonej w formie papierowej i elektronicznej. Ewentualny brak takiej zgody nie będzie mógł być podstawą do niekorzystnego traktowania kandydata lub pracownika i nie będzie mógł powodować dla nich żadnych negatywnych konsekwencji. W szczególności brak zgody na przetwarzanie danych biometrycznych nie będzie mógł uzasadniać odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Dane objęte zakazem przetwarzania

Nowe regulacje formułują zakaz przetwarzania danych osobowych obejmujących informacje o nałogach, stanie zdrowia oraz życiu seksualnym i orientacji seksualnej.

Niemniej uznać należy, że pracodawca nadal będzie mógł zażądać od kandydata i pracownika przedstawienia np. zaświadczenia lekarskiego czy orzeczenia o zdolności do pracy, jeżeli pracownik będzie chciał skorzystać z przysługujących mu w związku z tym uprawnień.

Monitoring w miejscu pracy

Projekt ustawy Przepisy wprowadzające zawiera także regulacje odnoszące się do  monitoringu w miejscu pracy. Dotychczas była to kwestia nieuregulowana w polskim systemie prawnym. Zgodnie z projektem dopuszczalne będzie stosowanie szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Celem wprowadzenia monitoringu będzie mogło być natomiast wyłącznie:  zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring nie będzie mógł jednak stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika, nie będzie mógł również obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, np. łazienek, szatni, stołówek itp.

W opisanych powyżej sytuacjach, w których pracodawca będzie miał prawo stosować monitoring, będzie on zwolniony z obowiązku uzyskania zgody od pracowników. Na pracodawcy spoczywać będzie za to obowiązek poinformowania pracowników o prowadzonym monitoringu – dotychczasowi pracownicy będą informowani o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem, zaś nowi – przed dopuszczeniem ich do pracy.